接电话有哪些文明礼仪
时间: 2023-12-26 10:37:52 人气:187
接电话有哪些文明礼仪
电话不仅仅是一个传递信息的工具,还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质。我们当然不应该像上述“午夜凶铃”的制造者那样打电话。那么,作为一个秘书工作者应该怎样打电话呢?
接电话有哪些文明礼仪
打电话时,需注意以下几点:
1、要选好时间。打电话时,如非重要事情,尽量避开受话人休息、用餐的时间,而且最好别在节假日打扰对方。
2、要掌握通话时间。打电话前,最好先想好要讲的内容,以便节约通话时间,不要现想现说,“煲电话粥”,通常一次通话不应长于3分钟,即所谓的“3分钟原则”。
3、要态度友好。通话时不要大喊大叫,震耳欲聋。
4、要用语规范。通话之初,应先做自我介绍,不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时,应说“劳驾”或“麻烦您”,不要认为这是理所应当的。
打电话的一些技巧
1、注意自己的声音与心态。
电话只靠声音传达消息,因此开口的第一句话,以及语调、语气都相当重要。如果心无诚意,对方多少也能听出来。接到电话应该专心聆听,且把要点记下,切莫一边听一边做其他工作。
2、通话以简洁为主。
每一句话都要有适当的问隔,并且主旨明确,不要拖泥带水,说了半天也没有直入核心。养成在打电话之前,先写下要点的习惯,就不会有这种现象。
3、避开电话的高峰时段。
若在对方的公司最忙碌的时段打电话给对方,会经常由于“通话中”而无法通话。因此,必须有一套避开电话高峰时段的方法。
一般公司的高峰时段是这样的。上班后的一二小时内。午间休息后的一二小时内。即将下班的时间。无论如何,在打通的时候别忘了说一句;“对不起,在您工作忙碌的时候打扰了您……”。
电话禁忌用语
在接电话时切忌使用“说!”“讲!”。
说讲是一种命令式的方式,即难让人接受,又不礼貌。有的人在接听电话时,一接起电话马上说:“说”或“讲”,或者多加一两个字“听到,说!”
这种行为在公司、企业内部也许还可以理解,由于某种原因工作繁忙,时间紧张,没有太多的时间应对电话,希望对方直截了当,别浪费时间。但这种硬邦邦的电话接听方式显得过于粗鲁无礼,有一种盛气凌人的气势,好像是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说,老子没空和你在电话里啰嗦!
有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”,干脆一声不吭将电话挂了。本来还想联系一些业务或者提供一些信息,一听他这口气就不舒服,说了等于白说,这种人懒得理他。
大家每个人都希望别人以礼相待,有谁愿意同不懂得礼貌的人打交道呢?所以,在接听电话时,一定要注意应有的礼貌。
接电话有哪些文明礼仪
■转接电话拿着话筒和放下话筒一个样
很多人在拿着话筒时,通常会比较注意自己的语言,会说“您找哪位?请您稍等。”放下电话找人时,往往忘了对方也能听见,变得随心所欲,就像前面案例中所说的,变成了“是个男的”,或者说“一个有外地口音的人”,“一个声音挺娇的小姑娘”。当对方在电话里听到这些形容方式时,会感到不愉快。因此转接时,要同样用客气的方式叫人,或者应该用手捂上话筒,注意隔音。
■做好电话记录
如果对方要找的人不在,要尽量做好电话记录工作。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概是要说什么事(如果对方不愿意不必强问)、对方有什么要求(一看到字条马上回电话,还是晚上再打电话等)。通常很多人在转接电话时不予记录或者记录得非常简单,只有一个姓和一个电话号码,这样对方要找的人工作繁忙的话,这种电话可能得不到及时回复。
■确认对方姓名身份尽量用褒义词语
替人转接电话,确认对方姓名时,尽量要用褒义词语。不要脱口而出,用习惯用语去确认对方的姓名。比如“您姓孙,是孙子的孙吗?”“您姓冷,是冷淡的冷吗?”诸如此类,让对方听了感到不快。其实可以改成“是孙子兵法的孙吗?”“是冷热的冷吗?”在记录对方电话号码时,则一定要重复,以免记错。
■未经要接电话者同意不要轻易将手机号码告诉对方
转接电话时,如果来电者要找的人不在,对方询问手机号码时,转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。
■讲究口德不乱传闲话
如果转接到了一个敏感人物的电话,比如大家怀疑某某跟某某有特殊关系,恰好某某打电话找某某时被你接到了,这种时候千万不要捕风捉影,不要去转告第三人“谁给谁来电话了”,更不能在旁边偷听对方的电话内容。不论是绯闻还是面对关系过于紧密的上下级,接电话者都不能妄自猜测,随意传播。就像案例中所说的小飞的例子,随意猜测传播严重破坏了正常的人际关系。